Como configurar a aprovação de horas
Ligar a aprovação de horas não é só “ter uma fila”. O administrador define quem envia, até quando, se a semana sobe sozinha no prazo e quais e-mails cobram o envio ou a aprovação parada.
Sem essa tela, o colaborador não vê Enviar para aprovação e o gestor não tem inbox. O dia a dia de quem envia está em como enviar horas; o de quem valida, em como aprovar horas submetidas.
💡 Plano: o fluxo de aprovação faz parte do Ultimate. Quem configura é administrador. Os lembretes desta tela pedem também o recurso de lembretes.
Para quem é
Administrador — liga o fluxo, escolhe o prazo, decide se a submissão é automática e quem entra na lista. Também liga os lembretes de prazo e de fila parada.
Gestor e colaborador — não configuram. Sentem o efeito: o botão de envio, o e-mail antes do prazo, a semana que sobe sozinha, o recado de aprovação pendente.
Onde configurar
Configuração da aprovação de horas
Configurações > Aprovação de horas
A tela se chama Configurações de aprovação de horas. Grave com Salvar configurações no fim — ligar um interruptor sem salvar não vale.
Ligar o fluxo
O primeiro controle é Habilitar fluxo de aprovação de horas.
Desligado, o restante da tela some. Ninguém envia semana, não há prazo nem fila. Ligue para configurar o resto.
O que a submissão trava
O envio é por semana. Quem submete (ou a submissão automática) fecha aquele período — a semana referente ao prazo —, não a conta inteira.
Enquanto a semana estiver em aprovação ou já aprovada, o colaborador não aponta mais naqueles dias: não cria lançamento, não edita e não apaga o que já estava. A semana seguinte continua livre.
O período só destrava se a submissão for desfeita (Desfazer envio, pelo colaborador ou pelo administrador) ou se o gestor recusar. Vale avisar o time disso antes de ligar o fluxo ou a submissão automática: depois do envio, o apontamento daquela semana para.
O passo a passo de quem envia está em como enviar horas para aprovação.
Prazo de submissão semanal
Com o fluxo ligado, defina o recorte da semana:
- Dia da semana — domingo a sábado (o padrão é sexta).
- Horário — hora cheia, no formato de relógio da conta.
- Período — a semana que está sendo cobrada: semana passada ou semana atual.
O resumo no cartão fica no formato: Até sexta às 17:00, referente à semana passada.
Esse horário é o relógio da submissão automática e dos lembretes antes e depois do prazo. Combine com o fechamento real do time (sexta da agência, domingo, dia do corte da fatura).
Submissão automática
O interruptor Submissão automática envia a semana sozinha no final do prazo, sem o clique do colaborador.
- Desligada — cada pessoa envia em Controle de horas. Quem não enviou fica de fora da fila até mandar (ou até o gestor forçar o envio).
- Ligada — no dia e hora do prazo, o Rabbiit submete a semana de quem está na lista. Aquele período trava do mesmo jeito que no envio manual. O colaborador ainda precisa deixar o apontamento certo antes do horário: o automático não inventa hora.
Com a submissão automática ligada, o lembrete depois do prazo some. Faz sentido: a semana já terá sido enviada na hora combinada. O lembrete útil passa a ser o de antes do prazo.
Lembretes desta tela
Estes três e-mails moram aqui, não em Lembretes de apontamento. Aquela outra tela cobra capacidade (dia vazio, meta da semana). Esta cobra o prazo de envio e a fila do gestor.
Aparecem quando o fluxo está ligado e a conta tem o recurso de lembretes.
Lembrete antes do prazo
Avisa quem ainda não submeteu, X horas antes do prazo. Exemplo: prazo sexta 17:00 e 8 horas antes → o e-mail sai na sexta de manhã.
Use para o time fechar a grade com folga, não na última hora.
Lembrete depois do prazo
Avisa quem ainda não submeteu, X horas depois do prazo. Dá para marcar Também avisar gestor.
Some quando a submissão automática está ligada — a semana já foi enviada no prazo.
Lembrete de aprovações pendentes
Avisa os gestores quando uma semana está na fila há X horas sem aprovação nem recusa. É o recado de inbox parado, não de colaborador atrasado.
Mensagem em destaque
Em cada um dos três dá para personalizar a mensagem em destaque (opcional). O texto entra no e-mail antes do botão — o recado da operação (“inclua o projeto X”, “feche até sexta”). Dá para pré-visualizar o e-mail antes de salvar.
Quem deve submeter
Pessoas que devem submeter suas horas para aprovação — pessoas e/ou equipes.
Só quem está nessa lista (direto ou via equipe) vê o envio da semana. Lista vazia = ninguém submete.
Não é a mesma coisa que o campo Gestor do perfil. A lista diz quem envia; o gestor do perfil diz para quem vai. Sem gestor cadastrado, o colaborador não consegue enviar — o administrador define isso na ficha da pessoa.
Conferir depois de salvar
- Salve as configurações.
- Peça a alguém da lista para abrir o apontamento da semana: o botão Enviar para aprovação precisa aparecer.
- Se ligou submissão automática, combine o prazo em voz alta com o time — a semana sobe nesse horário, mesmo sem clique.
- Se ligou lembretes, o primeiro ciclo mostra se o e-mail chegou. O envio também entra no histórico da aprovação.
Quando não ligar ainda
Se a conta é de uma pessoa, ou o time ainda está aprendendo a lançar todo dia, o fluxo vira burocracia. Comece pelos lembretes de apontamento (capacidade) e só então ligue a aprovação com prazo.