Como configurar lembretes de apontamento de horas
O gestor quase nunca descobre o furo no lançamento no meio da semana: descobre na sexta, no fechamento, ou quando o cliente pede o relatório. Aí a cobrança vira mensagem no WhatsApp — “fulano, lança as horas” — e some o rastro de quem foi avisado.
Os lembretes de apontamento de horas passam essa cobrança para o Rabbiit. A conta define quem recebe, com que frequência, e o e-mail sai sozinho quando a pessoa lançou menos do que a capacidade (ou deixou o dia em branco). Quem precisa completar o apontamento recebe o recado sem o gestor virar cobrador.
O prazo de envio da semana e o recado de aprovação parada não ficam nesta tela — estão em como configurar a aprovação de horas.
💡 Plano: os lembretes fazem parte do Ultimate. Quem configura é administrador. Quem recebe é quem lança ou quem aprova.
Para quem é
Administrador — monta a regra uma vez: frequência, destinatários e tipos de aviso. O objetivo é o time lembrar sozinho, sem o gestor virar “cobrador”.
Gestor — deixa de perseguir pessoa por pessoa. Usa o histórico da aprovação para ver que o recado saiu, em vez de discutir se “ninguém avisou”.
Colaborador — recebe um e-mail objetivo (atraso, prazo da semana, aprovação pendente) e sabe o que falta fazer: lançar, enviar ou corrigir a semana recusada.
Operação / RH — no fechamento, a semana chega mais completa. Menos hora “lembrada” depois que o período já fechou.
Onde configurar
Configuração dos lembretes de apontamento
Configurações > Lembretes de apontamento
A tela se chama Lembretes de apontamento de horas. Estes e-mails cobram capacidade (meta do dia, da semana ou do mês). Se a conta já envia a semana para o gestor, o prazo e os lembretes de envio/aprovação ficam em configurar a aprovação de horas.
O que dá para definir
- Quem recebe — quem lança, quem aprova, ou os dois. Não precisa ser “todo mundo da conta”.
- Frequência — diário, semanal ou mensal, conforme o ritmo do time (agência que fecha sexta é diferente de consultoria que fecha no dia 5).
- Tipo de recado — diário, semanal ou mensal, para quem apontou menos do que a meta (% da capacidade ou horas) no período.
O envio do e-mail aparece no histórico da aprovação. Isso existe para o gestor não depender da memória: o sistema registra que o time foi avisado.
Em cada lembrete (diário, semanal e mensal) dá para personalizar a mensagem em destaque. Abra Pré-visualizar e-mail, escreva o texto e Aplicar. O recado entra no e-mail antes do botão. O mesmo controle existe nos lembretes de prazo e de aprovação, em como configurar a aprovação de horas.
Como colocar no ritmo do time
- Combine internamente qual é o “fim da semana” de vocês — sexta, domingo ou o dia do corte da fatura.
- Em Configurações > Lembretes de apontamento, escolha quem recebe e a frequência. Comece semanal se o time ainda está pegando o hábito; diário só se o problema for dia vazio no meio da semana.
- Peça para cada pessoa revisar e enviar a semana em Controle de horas.
- No primeiro mês, o gestor olha a fila de aprovações e o histórico: o lembrete está chegando? Alguém está ignorando?
Não use o lembrete como único processo. Se a pessoa não sabe onde lançar, o e-mail só irrita. Nesse caso, aponte o artigo de apontar horas ou o apontamento da semana.
Quando usar
Vale a pena em time com mais de um lançador, prazo de cliente ou folha que depende de hora completa.
Pode ser excesso se só você usa a conta, ou se o time já lança todo dia e envia sem atraso. Aí o e-mail vira ruído — desligue ou deixe só o aviso de aprovação pendente para o gestor.
O que fica mais fácil
A cobrança sai do chat informal e entra na rotina do produto. O fechamento chega com menos buraco. E, se alguém disser que não foi avisado, o histórico da aprovação mostra o contrário.