Cómo configurar la aprobación de horas
Activar la aprobación de horas no es solo “tener una cola”. El administrador define quién envía, hasta cuándo, si la semana sube sola en el plazo y qué correos cobran el envío o la aprobación parada.
Sin esta pantalla, el colaborador no ve Enviar para aprobación y el gestor no tiene inbox. El día a día de quien envía está en cómo enviar horas; el de quien valida, en cómo aprobar horas enviadas.
💡 Plan: el flujo de aprobación forma parte de Ultimate. Quien configura es administrador. Los recordatorios de esta pantalla piden también la función de recordatorios.
Para quién es
Administrador — activa el flujo, elige el plazo, decide si el envío es automático y quién entra en la lista. También activa los recordatorios de plazo y de cola parada.
Gestor y colaborador — no configuran. Sienten el efecto: el botón de envío, el correo antes del plazo, la semana que sube sola, el recado de aprobación pendiente.
Dónde configurar
Configuración de la aprobación de horas
Configuración > Aprobación de horas
La pantalla se llama Configuración de aprobación de horas. Guarda con Guardar configuración al final — activar un interruptor sin guardar no vale.
Activar el flujo
El primer control es Habilitar flujo de aprobación de horas.
Apagado, el resto de la pantalla desaparece. Nadie envía semana, no hay plazo ni cola. Actívalo para configurar el resto.
Qué bloquea el envío
El envío es por semana. Quien envía (o el envío automático) cierra ese período — la semana a la que se refiere el plazo —, no la cuenta entera.
Mientras la semana esté en aprobación o ya aprobada, el colaborador ya no registra en esos días: no crea registro, no edita y no elimina lo que ya estaba. La semana siguiente sigue libre.
El período solo se desbloquea si se deshace el envío (Deshacer envío, por el colaborador o por el administrador) o si el gestor rechaza. Conviene avisar al equipo de eso antes de activar el flujo o el envío automático: después del envío, el registro de esa semana se detiene.
El paso a paso de quien envía está en cómo enviar horas para aprobación.
Plazo de envío semanal
Con el flujo activado, define el recorte de la semana:
- Día de la semana — domingo a sábado (el predeterminado es viernes).
- Hora — hora en punto, en el formato de reloj de la cuenta.
- Período — la semana que se está cobrando: semana pasada o semana actual.
El resumen de la tarjeta queda en el formato: Hasta el viernes a las 17:00, correspondiente a la semana pasada.
Esa hora es el reloj del envío automático y de los recordatorios antes y después del plazo. Alinéalo con el cierre real del equipo (viernes de la agencia, domingo, día de corte de la factura).
Envío automático
El interruptor Envío automático envía la semana sola al final del plazo, sin el clic del colaborador.
- Apagado — cada persona envía en Control de horas. Quien no envió queda fuera de la cola hasta que mande (o hasta que el gestor fuerce el envío).
- Activado — el día y la hora del plazo, Rabbiit envía la semana de quien está en la lista. Ese período se bloquea igual que en el envío manual. El colaborador aún necesita dejar el registro correcto antes de la hora: lo automático no inventa horas.
Con el envío automático activado, el recordatorio después del plazo desaparece. Tiene sentido: la semana ya se habrá enviado a la hora acordada. El recordatorio útil pasa a ser el de antes del plazo.
Recordatorios de esta pantalla
Estos tres correos viven aquí, no en Recordatorios de registro. Esa otra pantalla cobra capacidad (día vacío, meta de la semana). Esta cobra el plazo de envío y la cola del gestor.
Aparecen cuando el flujo está activado y la cuenta tiene la función de recordatorios.
Recordatorio antes del plazo
Avisa a quien aún no envió, X horas antes del plazo. Ejemplo: plazo viernes 17:00 y 8 horas antes → el correo sale el viernes por la mañana.
Úsalo para que el equipo cierre la grilla con holgura, no a última hora.
Recordatorio después del plazo
Avisa a quien aún no envió, X horas después del plazo. Se puede marcar También avisar al gestor.
Desaparece cuando el envío automático está activado — la semana ya se envió en el plazo.
Recordatorio de aprobaciones pendientes
Avisa a los gestores cuando una semana está en la cola hace X horas sin aprobación ni rechazo. Es el recado de inbox parado, no de colaborador atrasado.
Mensaje destacado
En cada uno de los tres se puede personalizar el mensaje destacado (opcional). El texto entra en el correo antes del botón — el recado de operaciones (“incluye el proyecto X”, “cierra hasta el viernes”). Se puede previsualizar el correo antes de guardar.
Quién debe enviar
Personas que deben enviar sus horas para aprobación — personas y/o equipos.
Solo quien está en esa lista (directo o vía equipo) ve el envío de la semana. Lista vacía = nadie envía.
No es lo mismo que el campo Gestor del perfil. La lista dice quién envía; el gestor del perfil dice a quién va. Sin gestor registrado, el colaborador no puede enviar — el administrador lo define en la ficha de la persona.
Revisar después de guardar
- Guarda la configuración.
- Pide a alguien de la lista que abra el registro de la semana: el botón Enviar para aprobación necesita aparecer.
- Si activaste el envío automático, acuerda el plazo en voz alta con el equipo — la semana sube a esa hora, aunque no haya clic.
- Si activaste recordatorios, el primer ciclo muestra si el correo llegó. El envío también entra en el historial de la aprobación.
Cuándo no activar todavía
Si la cuenta es de una persona, o el equipo aún está aprendiendo a registrar todos los días, el flujo se vuelve burocracia. Empieza por los recordatorios de registro (capacidad) y solo entonces activa la aprobación con plazo.