Campos personalizados
Toda empresa clasifica el trabajo a su manera: centro de costo, unidad, tipo de contrato, fase de la entrega, “interno vs cliente”. Si la herramienta solo tiene proyecto, tarea y persona, el equipo vuelve a la hoja de al lado — y el informe oficial queda incompleto.
Los campos personalizados dejan que el administrador adapte Rabbiit a ese vocabulario, sin pedir un desarrollo. El campo aparece en la ficha, en el registro y en los informes: filtro, columna y, en el resumen dinámico, agrupación. La cuenta pasa a cerrar el mes con el mismo desglose que finanzas y el PMO ya usan.
💡 Plan: crear campos pide la función de campos personalizados. Quien configura es administrador.
El beneficio en la práctica
Sin un campo propio, “¿de qué unidad vino esta hora?” se vuelve descripción libre — y nadie agrupa descripción. Con un campo Lista en registros de horas, cada apunte ya nace clasificado. En el resumen agrupas por esa lista y ves horas, costo e ingresos en la taxonomía de la empresa, no solo en el catálogo estándar de Rabbiit.
Esto vale para consultoría (centro de resultado), industria (orden / centro de costo), agencia (tipo de job) o equipo interno (unidad, contrato). La herramienta deja de ser genérica: habla el idioma de la operación.
Los campos de usuario aún entran en el dashboard de capacidad como filtro — “solo el equipo de la unidad X”.
Dónde encontrarlo
Pantalla de campos personalizados
Configuración > Campos personalizados
Pestañas por objeto. Crea el campo en la entidad correcta — el mismo nombre en el lugar equivocado no aparece en la pantalla que usa el equipo.
En qué objetos se puede crear
- Registros de horas — en el apunte. Es el más usado para clasificar el trabajo del día y cerrar informe.
- Proyectos — en la ficha del proyecto (aparece también en el encabezado).
- Tareas — en el catálogo / vínculo de la tarea.
- Usuarios — en la ficha de la persona.
- Clientes — en la ficha del cliente.
Cada pestaña tiene Crear campo en …. Los archivados quedan en una lista aparte; se pueden reactivar. Eliminar desaparece de una vez — archiva si el campo solo salió de uso.
El tipo se elige en la creación y no cambia después. Piensa en el informe antes de guardar.
Tipos de campo
- Lista — opciones que registras (centro de costo, unidad). Es el tipo que agrupa en el resumen dinámico.
- Fecha
- Monetario
- Numérico
- Tiempo
- Texto
Marca Campo obligatorio cuando el registro o la ficha no puede quedar sin ese dato. Se puede añadir una descripción (ayuda a quien rellena).
En la lista: añade opciones, archiva o elimina. Una opción en uso no desaparece sin aviso. Se pueden pegar varias opciones de una vez.
Pestaña Avanzado: quién ve y rellena
En Editar campo > Avanzado:
- Limitar acceso al campo — por defecto, todos ven y rellenan.
- Activado, elige qué perfiles pueden ver y rellenar. El administrador no sale de la lista.
Úsalo para un campo sensible (monetario, contrato) o para un dato que solo finanzas necesita ver. Quien está fuera no rellena y no lee.
En los informes
Los campos activos entran en el detallado y en el resumen dinámico:
- Filtro — inclusive “registros sin ese campo”.
- Columna — el valor en cada fila o grupo.
- Agrupación (resumen) — campos de lista. Ejemplo: agrupa por “Centro de costo” y después por persona. Hasta 5 niveles.
Exportar lleva el mismo recorte. Sin el campo, ese desglose solo existiría en Excel.
Valor predeterminado en el proyecto (registros de horas)
Un campo de registros de horas aparece en todo apunte. Para no pedir el mismo valor en cada registro del proyecto X, el gerente (o el administrador) define el estándar de ese proyecto.
- Abre el proyecto → Editar.
- Pestaña Campos extra.
- La tabla Campos adicionales en registros de horas lista cada campo activo: nombre, si es visible para todos o tiene acceso restringido, y Valor predeterminado en el proyecto.
- Guarda el proyecto.
El siguiente apunte en ese proyecto ya viene con ese valor. El colaborador lo cambia si el caso es una excepción. Un proyecto de un cliente interno puede nacer siempre con “No facturable”; el de un cliente externo, con el centro de costo correcto.
Sin estándar, cada persona elige (o olvida). Con estándar, el informe del mes cierra alineado a lo acordado de ese proyecto.
Cómo empezar sin perderse
- Lista una pregunta que el informe de hoy no responde (“horas por unidad”, “por tipo de contrato”).
- Crea un campo Lista en Registros de horas, con las opciones que finanzas ya usa.
- Si la respuesta es siempre la misma en un proyecto, rellena el valor predeterminado en la pestaña Campos extra.
- En el resumen dinámico, agrupa por ese campo y revisa un mes.
No crees diez campos el primer día. Demasiados campos en el apunte se vuelven un formulario que nadie rellena. Un campo que el informe usa vale más que cinco que solo existen en la pantalla.