Cómo automatizar el registro de horas
Hay trabajo que se repite cada semana: un paquete fijo de horas en un cliente, una guardia, un prorrateo interno. Si el equipo vuelve a registrarlo a mano, el registro se vuelve relleno de formulario — y la hora real del día compite con la hora “de tabla”.
La automatización del registro de horas pone esas reglas en Rabbiit: defines qué entra solo y cuándo corre la regla. Se puede ajustar en pantalla e importar reglas en CSV para empezar más rápido. Las horas repetidas entran mientras el equipo trabaja, no mientras rellena una hoja de cálculo.
La automatización no inventa hora en el futuro: solo genera lo que ya tiene sentido en el calendario. El informe sigue mostrando trabajo del período, no previsión.
💡 El camino en el menú es Configuración > Automatización de timesheet — es la pantalla de automatización del registro de horas. Quien configura es administrador (o quien cuida la operación de la cuenta). Quien siente el efecto es quien registra y quien lee el informe.
Para quién es
Administrador / operación — escribe la regla: quién, qué proyecto, qué volumen, a qué hora corre la automatización. También importa el CSV cuando la cuenta ya tiene una tabla de prorrateo.
Gestor — deja de exigir el “registro estándar” cada lunes. Sigue responsable de revisar y aprobar la semana enviada — la automatización no sustituye la mirada humana.
Colaborador — ve la hora recurrente ya en el registro y solo ajusta la excepción (faltó, cambió de proyecto, hizo extra). El día a día queda para el trabajo que cambia.
Finanzas — recibe un período más completo en el cierre, siempre que las reglas estén bien. Una regla incorrecta escala el error: revísala el primer mes.
Dónde encontrarlo
Reglas de automatización del timesheet
Configuración > Automatización de timesheet
Esto es distinto de los recordatorios de registro. El recordatorio avisa a quien no registró. La automatización registra lo que es repetible. Muchas cuentas usan los dos: la regla cubre el paquete fijo; el recordatorio cubre el resto.
Cómo empezar sin perderse
- Lista lo que de verdad se repite cada semana (no lo que “estaría bien” automatizar).
- Abre Configuración > Automatización de timesheet y crea la regla en pantalla — o importa el CSV si la operación ya tiene la tabla.
- Define la hora en que corre la automatización, en la zona horaria de la empresa. El equipo necesita saber cuándo aparece la hora, para no pensar que “desapareció” por la mañana.
- Corre una semana en paralelo: mira el registro de la semana de las personas afectadas. Ajusta la regla antes de extenderla a toda la cuenta.
- Pide el envío y la aprobación de la semana como siempre. La automatización alimenta el tablero; el gestor aún valida.
Cuándo usarlo — y cuándo no
Úsalo para hora recurrente, prorrateo interno estable, guardia acordada.
No lo uses para un proyecto que cambia cada semana, ni para “completar capacidad” en automático. Eso enmascara a quien no registró de verdad y estropea la capacidad.
No lo uses en lugar del cronómetro. El trabajo variable sigue manual o en el cronómetro.
Qué se vuelve más fácil
El equipo gasta el ritual semanal en lo que es excepción, no en lo que ya estaba acordado. El gestor recibe la semana más llena. La operación deja de mantener una hoja de cálculo hermana solo para el prorrateo.