Cómo configurar recordatorios de registro de horas
El gestor casi nunca descubre el hueco en el registro a mitad de la semana: lo descubre el viernes, en el cierre, o cuando el cliente pide el informe. Entonces el cobro se vuelve un mensaje de WhatsApp — “fulano, registra las horas” — y desaparece el rastro de quién fue avisado.
Los recordatorios de registro de horas pasan ese cobro a Rabbiit. La cuenta define quién recibe, con qué frecuencia, y el correo sale solo cuando la persona registró menos que la capacidad (o dejó el día en blanco). Quien necesita completar el registro recibe el recado sin que el gestor se vuelva cobrador.
El plazo de envío de la semana y el recado de aprobación parada no quedan en esta pantalla — están en cómo configurar la aprobación de horas.
💡 Plan: los recordatorios forman parte de Ultimate. Quien configura es administrador. Quien recibe es quien registra o quien aprueba.
Para quién es
Administrador — monta la regla una vez: frecuencia, destinatarios y tipos de aviso. El objetivo es que el equipo recuerde solo, sin que el gestor se vuelva “cobrador”.
Gestor — deja de perseguir persona por persona. Usa el historial de la aprobación para ver que el recado salió, en vez de discutir si “nadie avisó”.
Colaborador — recibe un correo objetivo (atraso, plazo de la semana, aprobación pendiente) y sabe qué falta hacer: registrar, enviar o corregir la semana rechazada.
Operaciones / RR. HH. — en el cierre, la semana llega más completa. Menos hora “recordada” después de que el período ya cerró.
Dónde configurar
Configuración de los recordatorios de registro
Configuración > Recordatorios de registro
La pantalla se llama Recordatorios de registro de horas. Estos correos cobran capacidad (meta del día, de la semana o del mes). Si la cuenta ya envía la semana al gestor, el plazo y los recordatorios de envío/aprobación quedan en configurar la aprobación de horas.
Qué se puede definir
- Quién recibe — quien registra, quien aprueba, o los dos. No tiene que ser “todo el mundo de la cuenta”.
- Frecuencia — diario, semanal o mensual, según el ritmo del equipo (una agencia que cierra el viernes es distinta de una consultoría que cierra el día 5).
- Tipo de recado — diario, semanal o mensual, para quien registró menos que la meta (% de la capacidad u horas) en el período.
El envío del correo aparece en el historial de la aprobación. Eso existe para que el gestor no dependa de la memoria: el sistema registra que se avisó al equipo.
En cada recordatorio (diario, semanal y mensual) se puede personalizar el mensaje destacado. Abre Previsualizar correo, escribe el texto y Aplicar. El recado entra en el correo antes del botón. El mismo control existe en los recordatorios de plazo y de aprobación, en cómo configurar la aprobación de horas.
Cómo ponerlo en el ritmo del equipo
- Acuerda internamente cuál es el “fin de la semana” de ustedes — viernes, domingo o el día de corte de la factura.
- En Configuración > Recordatorios de registro, elige quién recibe y la frecuencia. Empieza semanal si el equipo aún está tomando el hábito; diario solo si el problema es un día vacío a mitad de la semana.
- Pide a cada persona que revise y envíe la semana en Control de horas.
- En el primer mes, el gestor mira la cola de aprobaciones y el historial: ¿está llegando el recordatorio? ¿Alguien lo está ignorando?
No uses el recordatorio como único proceso. Si la persona no sabe dónde registrar, el correo solo irrita. En ese caso, apunta al artículo de registrar horas o al registro de la semana.
Cuándo usar
Vale la pena en un equipo con más de un registrador, plazo de cliente o nómina que depende de hora completa.
Puede ser exceso si solo tú usas la cuenta, o si el equipo ya registra todos los días y envía sin atraso. Ahí el correo se vuelve ruido — apágalo o deja solo el aviso de aprobación pendiente para el gestor.
Qué se vuelve más fácil
El cobro sale del chat informal y entra en la rutina del producto. El cierre llega con menos hueco. Y, si alguien dice que no fue avisado, el historial de la aprobación muestra lo contrario.