6 pasos para empezar con Rabbiit

Actualizado el 23 de septiembre de 2026

Rabbiit es un software de gestión de horas para equipos que prestan servicio — consultoría, agencia, oficina, software, abogacía. Registras el tiempo en proyectos y tareas, organizas el entregable en actividades y cierras el período en informes, inclusive para facturar al cliente.

Esto no sustituye el control de asistencia. El control de asistencia marca entrada y salida; Rabbiit registra en qué se gastó el tiempo. Los dos pueden trabajar juntos — la diferencia entre Rabbiit y el control de asistencia está en el objetivo de cada uno.

Este tutorial arma el primer flujo, en el orden en que la cuenta cobra sentido: proyecto, tareas, personas, registro de horas, revisión del equipo e informe. Si la cuenta aún no existe, empieza por cómo crear una cuenta nueva. Si llegaste por una invitación, cómo acceder. Los menús de la página de inicio están en entender la página de inicio.

Antes de hacer clic en cualquier botón, conviene mirar la estructura. Piensa en el proyecto como la casa del trabajo. Dentro caben tres piezas: tareas (el tipo de trabajo, el catálogo), miembros (quién registra las horas) y actividades (el entregable de ese proyecto). Las horas salen de ahí a informes y facturación. Debajo, el cliente — el trabajo interno usa el nombre de la propia empresa.

Cómo se organiza Rabbiit

Los seis pasos de abajo arman esa casa, en este orden. El primero es crearla.

Paso 1: Crear un proyecto

Un proyecto puede ser el trabajo de un cliente, una campaña interna o cualquier recorte en el que quieras registrar horas. Sin él, no hay dónde registrar ni qué filtrar después en el informe.

En la página de inicio, la lista de proyectos queda en la columna izquierda, debajo del primer bloque (Control de horas, Lista de actividades y, si la cuenta lo usa, Aprobación de horas). Haz clic en + — el tooltip es Crear proyecto. Quien tiene permiso también crea desde el menú superior Proyectos. El paso a paso del modal está en cómo crear un proyecto.

Lista de proyectos en la página de inicio, con el botón + El modal Nuevo proyecto pide lo esencial para que esa casa exista:

Nombre del proyecto — obligatorio. Usa un nombre que el equipo reconozca dentro de un mes.
Cliente — asócialo a un cliente. Trabajo interno: el cliente con el nombre de la propia empresa.
Descripción — opcional.
Privado — si está marcado, solo el equipo del proyecto accede. Sin la marca, el proyecto es público (visible para quien la cuenta deja ver proyectos).
Facturación — No facturable o Facturable por hora. La tarifa (costo hombre-hora) y lo que entra en el valor facturable están en definir horas facturables y tarifa por hora.
Presupuesto — Sin presupuesto, Total en horas o Total facturable. Después sigues el consumo en los informes.

Haz clic en Guardar proyecto. La moneda y el huso de la cuenta ya vienen de la configuración general — no es en este modal donde se cambia eso.

Con el proyecto guardado, el siguiente paso es decir qué tipos de trabajo caben en él. Sin eso, el registro de horas queda sin clasificación.

Paso 2: Añadir tareas al proyecto

Las tareas son el catálogo de la cuenta: tipos de trabajo que se repiten (Consultoría, Desarrollo) y que reutilizas en varios proyectos. En el ejemplo de las pantallas, el proyecto es “Estrategia Marketing Digital” — las tareas que añades ahí son las que el equipo va a elegir a la hora de registrar.

No las confundas con actividades. La actividad es el entregable puntual de ese proyecto — la tarjeta con plazo, responsable y estimación, en la lista o en el Kanban. La diferencia está en actividades y tareas. Crear la tarjeta: cómo crear una actividad. Quién edita la tarjeta depende de los permisos de actividades en el proyecto. En este paso, lo que importa es el catálogo de tareas.

Pestaña Tareas del proyecto con los tipos de trabajo

Abre el proyecto en la pestaña Tareas.
Haz clic en Agregar tareas al proyecto. El detalle está en cómo añadir tareas al proyecto.
Elige tareas del catálogo de la cuenta o crea nuevas. Quien arma el catálogo necesita el permiso de crear y editar tareas.
Marca si la tarea es facturable. Esa opción solo existe si el proyecto es Facturable por hora — el detalle está en el artículo de la tarifa por hora.

Cuando las tareas del proyecto existen, falta quién puede registrar horas en él.

Paso 3: Añadir usuarios al proyecto (opcional)

Solo un miembro del proyecto registra horas ahí. Si eres el único usuario de la cuenta, puedes saltar este paso y volver después — el propio creador ya entra como miembro. Si el equipo va a registrar, invita ahora.

Pestaña Miembros del proyecto con el equipo

Pestaña Miembros.
Agregar usuarios al proyecto. El detalle está en cómo añadir miembros al proyecto.
Añadir de uno en uno, o en masa.
Después, define la tarifa de facturación de la persona en este proyecto y, si corresponde, Promover a gerente del proyecto.

Si la persona aún no tiene inicio de sesión, la invitación sale por el menú Usuarios — el paso a paso está en cómo añadir usuarios. En la invitación eliges el perfil (permisos de usuarios). En su ficha ya puedes definir capacidad y costo hombre-hora; quien gestiona el equipo también asigna personas a cada usuario.

💡 En la invitación, envía solo lo esencial. Un miembro común no necesita esta central entera. El recorte correcto es la categoría Visión general para miembros.

Con proyecto, tareas y miembros en su lugar, el día a día empieza: registrar las horas.

Paso 4: Registrar horas

Hay dos formas de registrar, en el mismo formulario de la pestaña Registros de horas. El detalle de cada campo está en cómo registrar horas. Si la cuenta usa la cuadrícula de la semana (y el envío para aprobación), el camino es el timesheet de la semana y del día.

Registrar de forma manual

Usa el registro manual para trabajo ya hecho o registro retroactivo.

Formulario para registrar horas en el proyecto

En el proyecto, pestaña Registros de horas.
Completa:
- ¿Qué estás haciendo? — lo que se hizo.
- Tiempo total — cuánto duró.
- Período — de / hasta (inicio y fin).
- Tarea — una de las tareas del paso 2 (obligatoria si el proyecto lo exige).
- La fecha del trabajo.
Guardar.

💡 Cuando completas tiempo o período, el botón Iniciar cronómetro se convierte en Guardar.

Si el registro no deja editar, no fuerces: por qué no puedo editar (facturado, bloqueo de fechas o permiso). Gestor que registra por el equipo: crear registros de otras personas.

Usar el cronómetro

Cuando el trabajo todavía está ocurriendo, en vez de estimar después, usa el cronómetro — es el mismo formulario, con otro botón. Registra el tiempo mientras trabajas. El mismo artículo de registrar horas cubre detener, reanudar y continuar un cronómetro anterior.

Formulario de horas con el botón Iniciar cronómetro

💡 Para que el botón Iniciar cronómetro siga visible, deja Tiempo total y el período en blanco y no cambies la fecha del día actual.

Pestaña Registros de horas.
Completa ¿Qué estás haciendo? y la Tarea.
Iniciar cronómetro.
En la lista, detén o reanuda el cronómetro cuando lo necesites.

Lista de horas con el botón play para continuar el cronómetro Eso cierra el registro del día. El trabajo que se repite cada semana puede ir, más adelante, a la automatización del registro de horas.

Con horas en el proyecto, el siguiente paso no es todavía el informe de cierre: es revisar si el equipo está registrando como debería.

Paso 5: Revisar el trabajo que se está haciendo

Registrar horas es el comienzo. Antes de cerrar el período, conviene ver si el registro es asertivo: quién faltó, quién pasó del tope, quién registró en un día sin carga. Esa revisión vive fuera del proyecto — en el menú superior Usuarios.

El dashboard de capacidad de personas compara la capacidad esperada de cada uno con lo que ya se registró. No es planificación de asignación futura: es verificación del trabajo que está (o no está) entrando. La ficha de cada uno: definir la capacidad del usuario. Descanso y festivo entran en esa cuenta: festivos y ausencias.

Dashboard de capacidad de personas

Menú Usuarios.
Lee la cuadrícula persona × período: capacidad, horas registradas, libre y excedido.
Haz clic en un total de horas para abrir los registros de ese número.

La pantalla muestra el hueco. Para que el equipo no dependa del gestor cobrando de uno en uno, la cuenta tiene configuraciones que sostienen el ritmo:

Recordatorios de registro de horas — correo cuando la persona registró menos que la capacidad, o dejó el día en blanco. Está en Configuración > Recordatorios de registro de horas.
Aprobación de horas — el colaborador envía la semana; el gestor aprueba o rechaza. La semana enviada bloquea el registro de esos días. Está en Configuración > Aprobación de horas. Si la cuenta usa el flujo, el atajo Aprobación de horas aparece en el primer bloque de la columna izquierda de la página de inicio.
Bloqueo de fechas — impide crear o editar un registro fuera de la ventana acordada, para que el período no “se reabra” después del cierre.

Junto con la automatización del paso 4, capacidad, recordatorio, aprobación y bloqueo hacen que el registro se vuelva rutina — no un favor del viernes por la noche.

Cuando la semana está completa — o aprobada —, el informe responde en qué se usó el tiempo y qué significa eso para el cliente.

Paso 6: Ver las horas en los informes

El informe no vive dentro del proyecto: está en el menú superior Informes. El mapa de las pantallas está en informes principales. Cada uno responde una pregunta; lo que cambia es la salida.

El resumen dinámico es el consolidado que tú armas. En el menú aparece como Resumen personalizable; el título de la pantalla es Informe resumen. Agrupa por cliente, proyecto, persona, tarea o actividad (hasta 5 capas) y lee totales de horas — y, si el plan y el permiso lo permiten, importe, costo, margen y presupuesto. La pregunta típica es de gestión: “¿cuánto en este cliente, desglosado por proyecto y después por persona?”. El resultado es un recorte para el cierre, la facturación y la conversación con el equipo — sin pivotar en Excel.

El Detallado es la lista: una fila por registro (fecha, persona, proyecto, tarea, descripción, facturable, facturado). Sirve para revisar lo que entró, enviar el detalle al cliente y marcar horas como facturadas. El objeto aquí es el registro, no el total.

Si la pregunta ya es “¿cuánto en este proyecto?”, el Resumen por proyectos (en Más informes) basta — es el recorte más directo de lo que acabas de registrar, sin armar agrupación.

Informe detallado con las horas registradas

Menú Informes.
Abre el informe, ajusta período y filtro. En el resumen dinámico, define también la agrupación.
Exportar en Excel o CSV o PDF, si necesitas enviarlo.

Los dos comparten la columna izquierda de filtros. En varios totales puedes hacer clic en las horas y abrir los registros. Miembro que solo quiere las propias: cómo ver solo mis horas.

Lo que sale de resultado, en la práctica: horas (e importe, si el proyecto es facturable) por cliente y proyecto; la línea a línea para auditoría y factura; el PDF o la hoja de cálculo para quien está fuera de Rabbiit. El siguiente paso de la facturación es marcar las horas como facturadas.

Con eso, el primer flujo está en pie: la casa existe, el equipo registra, tú revisas el ritmo y el informe cierra el período. Los artículos de abajo profundizan cada pieza.